Prozessautomatisierung, bei der das Modell entscheidet – und jede Entscheidung geprüft wird
Prozessautomatisierung mit einem Sprachmodell beginnt dort, wo eine Regel nicht mehr trägt: Eingangspost einordnen, Angaben aus freiem Text auslesen, Anfragen an die richtige Stelle geben. Workflow-Automatisierung heißt hier also, dass ein Modell entscheidet – und deshalb dreht sich das Vorhaben um die eine Frage: Woran erkennen Sie, dass es richtig entschieden hat?
Gearbeitet wird nach deutschem Recht, mit AVV und technischen Maßnahmen, verarbeitet wird auf Servern in Deutschland und der EU. Die Abgrenzung steht am Anfang: Wo das Format sauber und die Schwelle klar ist, bauen wir eine Regel – sie ist billiger und irrt nie auf neue Art. In einem Projekt wurden so 1 561 Positionen neu bewertet und unvergleichbare Preissprünge herausgefiltert, ohne dass ein Modell nötig war. Ein Modell kommt erst dazu, wenn jeder Fall ähnlich und keiner gleich aussieht.
Für wen
- Eingangspost, die morgens jemand sortiert: Bestellung, Reklamation, Rechnung, Bewerbung – jeder Absender formuliert es anders.
- Unterlagen, aus denen immer dieselben sechs Angaben herausgesucht werden, obwohl keines dem anderen gleicht.
- Anfragen aus mehreren Kanälen, die erst zur richtigen Abteilung müssen, bevor jemand mit der Arbeit anfängt.
- Regelwerke, die über Jahre gewachsen sind: so viele Ausnahmen, dass niemand sie mehr pflegt.
- Betriebe, die eine Automatik abgeschaltet haben, weil niemand belegen konnte, wie oft sie danebenlag.
Was Sie bekommen
Einordnen, wo kein festes Format hilft
Die Klassen kommen nicht aus einer Sitzung, sondern aus echten Fällen Ihres Bestands: Wir lesen mit, was hereinkommt, und schneiden sie so, dass Ihre Leute sie ohne Nachdenken auseinanderhalten.
Angaben aus freiem Text auslesen
Datum, Betrag, Vertragspartner, Frist, Bestellnummer: Jede ausgelesene Angabe bekommt die Fundstelle im Dokument mit, damit die Prüfung direkt an die Stelle springt. Fehlt eine Angabe, wird sie als fehlend gemeldet – geraten wird nicht.
Prozessautomatisierung mit Schwelle und Übergabe
Zu jeder Entscheidung gehört ein Maß an Sicherheit. Darunter geht der Fall an einen Menschen, mit Vorschlag und Begründung, statt still durchzulaufen. Wo sie liegt, ist eine kaufmännische Entscheidung: höher angesetzt landen mehr Fälle beim Menschen, niedriger mehr Korrekturen im Nachhinein – beide Zahlen sehen Sie am Prüfsatz.
Prüffälle mit bekannter Antwort
Ein fester Satz Fälle aus Ihrem Bestand wird von Ihren Leuten einmal richtig beantwortet und bleibt dann unverändert liegen; gegen ihn läuft jede Fassung. Jede Entscheidung im Betrieb ist protokolliert und umkehrbar, Korrekturen wandern zurück in den Satz. Ändert sich Modell oder Anweisung, sagt er, ob es besser oder schlechter wurde.
Unsere Arbeitsweise
Gespräch: welche Entscheidung trifft heute ein Mensch?
Rund zwanzig Minuten über einen Vorgang: Wer entscheidet, woran, wie oft am Tag, was kostet ein Fehlgriff. Ergebnis ist eine ehrliche Antwort – Regel, Schnittstelle oder Modell, auch dann, wenn es die Regel ist.
Prüfsatz und Angebot mit Abnahmekriterien
Zuerst entsteht der Satz Fälle mit bekannter Antwort, dann das Angebot: Anteil richtiger Entscheidungen als Kriterium, Übergabeschwelle, Verhalten bei Fehlern, dazu Etappen, Vertragsform und Preismodell. Der Zeitrahmen steht im Angebot.
Prozessautomatisierung im Probelauf messen
Die Automatik läuft eine vereinbarte Zeit neben der Handarbeit, ohne zu handeln: Vorschlag des Modells gegen Entscheidung des Menschen, Fall für Fall. Aus dem Vergleich kommen die Zahlen für die Abnahme und die Stellen, an denen Klassen oder Schwelle nachgeschärft werden.
Umschaltung, Abnahme, Übergabe
Umgeschaltet wird erst nach der Messung, zuerst für die sicheren Klassen. Danach Abnahme gegen die Kriterien, Dokumentation, Zugänge und Einweisung: Ihre Leute können Klassen ändern, die Schwelle verschieben und den Prüfsatz erweitern, auch ohne uns.
Abnahme statt Versprechen
Eine Trefferquote vor dem ersten Blick in Ihre Daten wäre geraten, deshalb nennen wir sie nicht. Die Zielmarke entsteht gemeinsam am Prüfsatz, zusammen mit Schwelle und Verhalten im Fehlerfall. Diese Punkte stehen vor dem Start im Angebot und sind die Abnahmegrundlage; geliefert wird in Etappen, jede für sich messbar.
Die Form ist meist der Werkvertrag: fester Preis je Etappe, Abnahme gegen die Kriterien, Gewährleistung auf Mängel. Für den laufenden Betrieb – neue Klassen, geänderte Formulare, ein neues Modell – folgt ein Rahmenvertrag mit Einzelaufträgen nach Tagessatz. Aufgaben an unsere Entwickler kommen von unserer Projektleitung; Sätze und Preise stehen im Angebot.
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Häufige Fragen
Was kostet eine KI-Automatisierung?
Das hängt an der Zahl der Klassen, am Zustand Ihrer Unterlagen und daran, wie viele Systeme beschrieben werden müssen. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein Angebot: Festpreis je Etappe im Werkvertrag oder Tagessatz im Rahmenvertrag, beides mit Abnahmekriterien. Der Modellverbrauch je Vorgang bleibt über das Gateway sichtbar und gedeckelt.
Woher wissen wir, ob eine Regel reicht oder ein Modell nötig ist?
Aus einer Stichprobe echter Fälle. Lassen sich nahezu alle mit einer Handvoll fester Bedingungen richtig entscheiden, bauen wir die Bedingungen – eine Regel ist billiger und irrt vorhersehbar. Braucht es für jeden zweiten Fall eine Ausnahme, weil der Text jedes Mal anders aussieht, trägt ein Modell besser.
Wie wird eine KI-Automatisierung abgenommen?
An einem Satz Fälle mit bekannter Antwort, der vor dem Bau festgelegt und danach nicht mehr verändert wird. Abgenommen wird der Anteil richtiger Entscheidungen auf diesem Satz, zusammen mit der Schwelle für die Übergabe an Menschen und dem Verhalten im Fehlerfall. Aus einem Eindruck wird so eine Zahl.
Was passiert, wenn das Modell falsch entscheidet?
Der Fall ist protokolliert, die Entscheidung umkehrbar, und die Korrektur wandert in den Prüfsatz. Unterhalb der vereinbarten Sicherheit kommt es gar nicht erst zur Entscheidung, sondern zur Vorlage an einen Menschen. Wiederholt sich ein Fehlertyp, wird die Klasse geschärft oder die Schwelle angehoben – beides ist Konfiguration und kein Umbau.
Erst der Umfang, dann das Angebot
Zwanzig Minuten genügen für den Anfang: Sie beschreiben den Engpass, wir sagen, ob und wie wir ihn übernehmen – und wenn nicht, auch das.